Gemäß § 2 Abs. 3 Schulveranstaltungenverordnung 1995 (SchVV) hat der Schulleiter einen fachlich geeigneten Lehrer der Schule mit der Leitung einer Schulveranstaltung zu beauftragen.
Der Leitung einer Schulveranstaltung obliegen die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der Veranstaltung, ihre Koordination im Rahmen der Schule und die Kontakte mit außerschulischen Stellen.
Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften § 102 Bundeshaushaltsverordnung 2013 (BHV) in Verbindung mit § 111 Bundeshaushaltsgesetz 2013 (BHG) sind Kostenbeiträge für die Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen mittels PSK-Nebenkonten/NEU einzuheben.
Die Verwendung anderer als der genannten bundeseinheitlichen Konten ist unzulässig. Gemäß § 41 BHV 2013 bedarf die Eröffnung eines anderen Kontos bei der ÖPSK, ÖNB oder eines sonstigen Kontos bei einer Kreditunternehmung (Bank) der Zustimmung des Bundesministers für Finanzen.
Die Schule verwendet zu ihrem schuleigenen PSK-Konto (5230.***) ein oder mehrere „PSK- Nebenkonten/NEU“, lautend auf die verschiedenen Schulveranstaltungen und wickelt darüber die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenzahlungen der betreffenden Schulveranstaltungen ab.
Die „PSK-Nebenkonten/NEU“ sind nach Beendigung und Abrechnung der Schulveranstaltung auf „Null“ zu stellen und können danach für die nächste Schulveranstaltung, allenfalls mit oder ohne Änderung der Zeichnungsberechtigung, weiterverwendet werden.
„Einzelzeichnungsberechtigungen“ sind möglich.
Das bedeutet, dass jeder auf diesem Konto Zeichnungsberechtigte voll verfügungsberechtigt und verantwortlich ist.
Mehrere Einzelzeichnungsberechtigte ermöglichen, dass die Handlungsfähigkeit auch bei Verhinderung eines Zeichnungsberechtigten (Vorschlag: Schulleitung als Ersatz- Einzelzeichnungsberechtigte) erhalten bleibt.
Das „Vieraugenprinzip“ muss aber jedenfalls bei der Abrechnung der Schulveranstaltung gewahrt sein.
Die Schulveranstaltungsleitung hat die Veranstaltung abzurechnen.
Die eingelangten Kontoauszüge werden zusammen mit den dazugehörigen Belegen der Schulveranstaltungsleitung zur weiteren Bearbeitung übermittelt (Kontrolle der Höhe und Vollständigkeit der Beiträge, Einmahnung offener Beiträge usw.).
Durch die Rechnungsführung erfolgt eine summarische Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben im jeweiligen Durchlauferkonto.
Die Verbuchung erfolgt für jedes der geführten „PSK-Nebenkonten/NEU“, einnahmen- wie auch ausgabenseitig summarisch (je eine Einnahmen- und eine Ausgabenbuchung pro „PSK-Nebenkonto/NEU“, auf einem separaten Durchlauferkonto/Schulveranstaltungen (3690/Schulveranstaltung 1, 2, 3, 4 usw.).
Der Antrag auf Genehmigung für die Eröffnung von „PSK-Nebenkonten/NEU“ ist an den Stadtschulrat für Wien/Abteilung Budget und EDV zu stellen.
Bei der Abrechnung einer Schulveranstaltung sind folgende Punkte zu beachten:
- Für die gesamte Gebarung – also sämtliche Ein- und Auszahlungen – zur Durchführung von mehrtägigen Schulveranstaltungen sind in der Buchhaltung der Schule in der durchlaufenden Verrechnung in Form von Konten mit der Bezeichnung 3690/… anzulegen; Jede Schulveranstaltung ist mit einer laufenden Nummer zu kennzeichnen, die als Untergliederung des Kontos 3690 dient und somit die eindeutige Zuordnung der Ein- und Auszahlungen für die betreffende Veranstaltung ermöglicht.
- Die Belegtauglichkeit für Zahlungen und die Abrechnung muss von der Schulveranstaltungsleitung überprüft werden.
- Bei allen Zahlungen an Beherbergungsbetriebe, Liftgesellschaften und Transportunternehmen etc. (ausgenommen Bundesbahn) im INLAND, die im Einzelfall € 7.000,00 übersteigen, ist zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes nach den dazu vom Bundesminister für Finanzen erlassenen Richtlinien vorzugehen (Eilnachrichtenverfahren). T eilzahlungen zur Umgehung dieser Richtlinien sind unzulässig.
- Bei ähnlich gelagerten Zahlungen im AUSLAND entfällt das Eilnachrichtenverfahren. Zahlungen für Leistungen, die im Ausland erbracht und nicht nach Österreich importiert werden, sind inkl. der MwSt. zu bezahlen.
- Jeder Beleg ist von der Veranstaltungsleitung mit Unterschrift und Datum auf die „sachliche/rechnerische Richtigkeit“ (SARI) zu bestätigen und vor Zahlungsanweisung (Abbuchung) vom Dienststellenleiter (Anordnungsbefugter) mit Datum und Unterschrift freizugeben.
- Die Schulveranstaltung ist längstens drei Wochen nach deren Ende vom Veranstaltungsleiter abzurechnen.Nach erfolgter Abrechnung der Veranstaltung, wenn kein Restsaldo mehr vorhanden und das Konto auf null gestellt ist, kann die frei gewordene Kontoblatt-Nummer für eine weitere Veranstaltung verwendet werden.Um den Saldo einer Schulveranstaltung auf null zu stellen, ist es möglich und zulässig, (wenn dies zweckmäßig erscheint bzw. die Bereinigung von Rundungs- und Aufteilungsdifferenzen erleichtert) Kreditmittel der Schule (aus der „reellen Gebarung“) zu verwenden. Dabei kann es sich jedoch nur um geringfügige Beträge handeln.
- Wenn für bestimmte Schulveranstaltungen eingezahlte Kostenbeiträge nicht zur Gänze verbraucht wurden, so sind diese Restbeträge nach durchgeführter Schulveranstaltung den Einzahlern, gegen Empfangsbestätigung, umgehend zurückzuerstatten.
- Zur Abrechnung der Schulveranstaltung ist von der Leitung der Schulveranstaltung eine Gegenüberstellung der Einzahlungen und der Ausgaben in übersichtlicher Form (Excel-Tabelle/Muster Beilage 1) anzufertigen, aus der auch die Verwendung bzw. Rückzahlung der Restbeträge ersichtlich sein muss.Die zu der jeweiligen Schulveranstaltung gehörigen Originalausgabenbelege sind dieser Gegenüberstellung anzuschließen, sodass die Gebarungsvorgänge im Zuge der Kassarevisionen von der Buchhaltungsagentur des Bundes geprüft werden können.
- Die Kontoabrechnung (Einnahmen und Ausgaben) ist von der Schulveranstaltungsleitung mit Datum und Unterschrift sachlich/rechnerisch richtig zu bestätigen.
- Auf Wunsch ist den Schulpartnern Einsicht in die Abrechnung der Veranstaltungen zu geben.
- Die Nachkontrolle im Sinne der BHV 2013 erfolgt durch die Buchhaltungsagentur des Bundes im Zuge der Kassenrevisionen.
Eine Einhebung von Kostenbeiträgen für Bankspesen und Trinkgelder bei Erziehungsberechtigten im Zusammenhang mit Schulveranstaltungen ist aufgrund der Schulgeldfreiheit gemäß § 5 Schulorganisationsgesetz (SchOG) und § 3 SchVV 1995 nicht zulässig.
